Faktury kosztowe w KSeF: jak nie zgubić żadnej
Cała uwaga przy KSeF idzie na faktury sprzedażowe, a najczęstsza luka jest po drugiej stronie. Faktury kosztowe trafiają teraz do systemu niezależnie od tego, czy ktoś je u Ciebie odbierze, a każda przeoczona to nieodliczony koszt.
Przy KSeF niemal cała uwaga firm skupia się na fakturach sprzedażowych: jak je wystawić, w jakim formacie, czy program to obsłuży. Tymczasem najgroźniejsza luka jest po stronie zakupowej. W modelu KSeF faktury kosztowe od Twoich dostawców pojawiają się w systemie automatycznie, niezależnie od tego, czy ktoś u Ciebie po nie sięgnie. Nikt nie przyśle ich już mailem z prośbą o potwierdzenie odbioru. Jeśli nie masz ustalonego sposobu ich pobierania i obiegu, część po prostu umyka, a każda przeoczona faktura kosztowa to nieodliczony VAT i niezaksięgowany wydatek. Zapanowanie nad fakturami kosztowymi w KSeF jest więc równie ważne jak poprawne wystawianie własnych.
Dlaczego to inny problem niż faktury sprzedażowe
Faktura sprzedażowa to coś, co robisz aktywnie: wystawiasz ją, więc trudno o niej zapomnieć. Faktura kosztowa działa odwrotnie: pojawia się w systemie, czeka i nikt o niej nie przypomina, jeśli sam jej nie odbierzesz. Dotychczasowy nawyk, w którym dostawca przysyłał PDF mailem, a Ty go przekazywałeś do księgowości, przestaje być źródłem prawdy. Źródłem staje się system, a Twoim zadaniem jest regularnie z niego pobierać dokumenty i nadać im obieg, zanim przepadną w natłoku bieżących spraw.
Co realnie kosztuje gubienie faktur kosztowych
Najbardziej wymierny koszt to nieodliczony VAT od dokumentów, których nikt nie pobrał na czas, a do których prawo do odliczenia jest ograniczone w czasie. Drugi to chaos w księgowaniu: jeśli faktury kosztowe pojawiają się nieregularnie i bez przypisania do konkretnych osób, część trafia do akceptacji za późno albo nie trafia wcale, a księgowość dostaje je w ostatniej chwili przed terminem. Trzeci, mniej oczywisty, to brak kontroli nad zobowiązaniami: nie wiesz, ile faktycznie masz do zapłaty i komu, bo część dokumentów wisi nieodebrana w systemie, a Ty planujesz wydatki na podstawie niepełnego obrazu. W skali kilku miesięcy te luki potrafią urosnąć do realnych kwot, które po prostu cicho wyciekają z firmy.
Jak zorganizować odbiór, żeby nic nie ginęło
Po pierwsze, ustal regularny rytm pobierania faktur kosztowych z systemu, zamiast robić to akcyjnie. Po drugie, nadaj im jasny obieg: kto akceptuje dany wydatek, kto przypisuje go do projektu czy kosztu, kto przekazuje do księgowości. Po trzecie, zadbaj o przypisanie do osób odpowiedzialnych, żeby żadna faktura nie wisiała bez właściciela. Po czwarte, zautomatyzuj powiadomienia, żeby nowy dokument w systemie nie czekał w ciszy. Im mniej tego procesu zależy od pamięci jednej osoby, tym mniej faktur ginie.
Jak pomaga BizFlex
Tu sprawdza się automatyzacja obiegu dokumentów. W ramach automatyzacji workflow bez kodowania ustawiamy regularne pobieranie faktur kosztowych, przypisanie do właściwych osób i ścieżkę akceptacji, tak aby każdy dokument miał właściciela i nie przepadał. Tam, gdzie obieg kosztów warto spiąć z innymi procesami firmy albo wspomóc rozpoznawaniem treści dokumentów, korzystamy z automatyzacji procesów i AI. Jako jeden partner IT odpowiadamy za całość tego obiegu, więc nie składasz go z osobnych narzędzi, które trzeba samodzielnie pilnować.
Typowy scenariusz
Firma skupiła się przed KSeF wyłącznie na fakturach sprzedażowych, zakładając, że kosztowe i tak przyjdą mailem jak dotąd. Po kilku tygodniach okazało się, że część dokumentów wisiała w systemie nieodebrana, a VAT od nich nie został odliczony na czas. Po ustawieniu regularnego pobierania, przypisania do osób i akceptacji faktury kosztowe przestały gubić się w natłoku, a właściciel odzyskał realny obraz zobowiązań.
Pierwszy krok
Ustal jedną rzecz: kto i jak często odbiera u Ciebie faktury kosztowe z systemu. Jeśli odpowiedź brzmi nikt na stałe albo gdy ktoś sobie przypomni, to właśnie ta luka będzie kosztować najwięcej i warto ją zamknąć w pierwszej kolejności.
Chcesz mieć pewność, że żadna faktura kosztowa z KSeF nie umknie? Napisz do nas, jak dziś trafiają do Ciebie koszty — ustawimy obieg, w którym każdy dokument ma właściciela i swoją ścieżkę akceptacji.