HR i agencje pracy: jak uporządkować dane o klientach w CRM
W agencji pracy masz dwie bazy, które decydują o przychodzie: klientów i kandydatów. Gdy żyją w arkuszach i głowach, dopasowania umykają. Da się to domknąć.
Agencja pracy i dział HR rekrutacyjny żyją z dwóch baz naraz: klientów, którzy zlecają obsadzenie stanowisk, i kandydatów, których można na te stanowiska skierować. Gdy obie te bazy są poukładane i połączone, firma szybko kojarzy zlecenie z właściwą osobą. Gdy żyją osobno — klienci w mejlach i głowach handlowców, kandydaci w arkuszach i CV porozrzucanych po dyskach — wartość bazy topnieje z każdym miesiącem. Kandydat, który rok temu nie pasował do jednego zlecenia, idealnie pasowałby do nowego, ale nikt o nim nie pamięta. Uporządkowanie danych o klientach i kandydatach w agencji pracy i HR w jednym CRM to domknięcie tej luki — i często różnica między obsadzeniem zlecenia w dzień a w tydzień.
Skąd bierze się problem
Dane w HR rozpraszają się naturalnie, bo powstają w wielu miejscach i rękach. CV przychodzą mejlem, z portali ogłoszeniowych i z poleceń. Notatki z rozmów zostają w głowie rekrutera albo w prywatnym pliku. Zlecenia od klientów krążą w korespondencji. Historia współpracy z danym klientem — kogo mu kierowano, co się sprawdziło, jakie miał wymagania — istnieje w pamięci osoby, która go obsługuje. Dopóki nie ma jednego miejsca, które łączy klienta, jego zlecenia i kandydatów, każda z tych informacji żyje osobno i z czasem się dezaktualizuje albo ginie wraz z odejściem pracownika.
Co to realnie kosztuje
Rozproszone dane kosztują w sposób, który trudno zobaczyć na fakturze. Najdroższe jest niewykorzystanie własnej bazy kandydatów: zamiast sięgnąć po kogoś już znanego, rekrutacja zaczyna się od zera przy każdym zleceniu, co wydłuża czas obsadzenia i podnosi koszt. Drugi koszt to ryzyko utraty wiedzy — gdy handlowiec czy rekruter odchodzi, zabiera ze sobą relacje i historię klientów, których nigdzie nie zapisano. Trzeci to wolniejsza reakcja: w branży, gdzie liczy się tempo, agencja kojarząca zlecenie z kandydatem szybciej wygrywa z tą, która szuka po omacku. Do tego dochodzi ryzyko RODO — dane kandydatów rozsiane po prywatnych plikach i skrzynkach to trudna do kontrolowania ekspozycja danych osobowych.
Rozwiązanie: jedna baza, która łączy klienta, zlecenie i kandydata
Punktem wyjścia nie jest narzędzie, lecz decyzja o strukturze. Ustal, co opisujesz: klienta i jego zlecenia z jednej strony, kandydatów z ich kompetencjami, dostępnością i historią z drugiej, a między nimi powiązanie, kto do czego był kierowany i z jakim skutkiem. Zdecyduj, skąd dane wpływają — z portali, mejli, poleceń — i jak trafiają do jednej bazy zamiast osiadać w prywatnych plikach. Zadbaj, by historia współpracy z klientem i kontaktów z kandydatem zapisywała się w systemie, a nie w czyjejś pamięci. Wprowadź zgody na przetwarzanie danych kandydatów jako część tej bazy, by zarządzać nimi świadomie, zgodnie z RODO. Tak ułożony CRM przestaje być spisem kontaktów, a staje się narzędziem, które przy nowym zleceniu samo podpowiada, kogo z bazy warto rozważyć.
Jak pomaga BizFlex
Porządek pojęć i strukturę można rozrysować samodzielnie. Zbudowanie bazy dopasowanej do realiów HR i jej połączenie ze źródłami danych zwykle wymaga już wsparcia. W ramach realizacji projektów tworzymy CRM dopasowany do agencji pracy i działu HR: łączący klientów, zlecenia i kandydatów, z historią współpracy i zarządzaniem zgodami. Tam, gdzie baza ma czerpać dane z portali rekrutacyjnych, poczty czy systemu kadrowego, dokładamy integracje i automatyzacje, żeby dane nie były przepisywane ręcznie. Jeden partner prowadzi całość, więc system odpowiada Waszemu procesowi, a nie odwrotnie.
Typowy scenariusz
Agencja trzymała kandydatów w arkuszach poszczególnych rekruterów, a historię klientów w głowach handlowców. Przy nowym zleceniu rekrutacja ruszała od zera, choć w bazie bywali pasujący ludzie sprzed kilku miesięcy. Po połączeniu klientów, zleceń i kandydatów w jeden CRM zlecenie zaczęło od razu podpowiadać znanych już kandydatów, a wiedza o współpracy z klientem przestała znikać wraz z odejściem pracownika. Czas obsadzania skrócił się, bo firma wreszcie korzystała z własnej bazy.
Pierwszy krok
Wyobraź sobie, że wpływa nowe zlecenie na stanowisko, które obsadzaliście pół roku temu. Sprawdź, ile zajmie znalezienie kandydatów, których wtedy rozważaliście. Jeśli wymaga to przeszukiwania mejli i pytania kolegów, wiesz już, ile wartości leży w nieuporządkowanej bazie — i od czego zacząć.
Chcesz, by baza kandydatów wreszcie pracowała na Was? Opisz nam, jak dziś trzymacie dane klientów i kandydatów — zaproponujemy strukturę CRM dopasowaną do Waszego procesu.